Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan Fisik Kantor

Disusun untuk memenuhi tugas UAS mata kuliah Manajemen Kantor 2

Dosen Pembimbing : Dra. Sholihati Amalia, S.Sos

Disusun Oleh :

Legistana Lumban Raja  (155211048)

Program Studi D3-Administrasi Bisnis (2B)

Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Bandung

2017

Abstrak

                          Dalam sebuah lembaga atau organisasi tentu terdapat ruang kantor dimana tempat karyawan bekerja. Ruang  kantor yang baik akan memberikan manfaat antara lain arus pekerjaan akan berjalan lancer, mempermudah pengawasan, dapat mendatangkan suasana kerja akan memberikan manfaat antara lain arus pekerjaan akan berjalan lancer, mempermudah pengawasan, dapat mendatangkan suasana kerja yang menyenangkan. Sedangkan lingkungan kerja baik itu fisik maupun non fisik sangat berperan penting dalam suatu lembaga atau organisasi.

Kata Kunci : tata ruang kantor, lingkungan kerja, semangat kerja. 

 

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu suatu kantor terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kondisi kantor. Faktor lingkungan fisik adalah faktor yang tidak terasa namun ada keberadaannya dan penting pengaruhnya bagi produktivitas kerja karyawan di suatu oraganisasi. Lingkungan kerja kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja atau pegawai atau karyawan yang berupa keadaan kondisi fisik yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan kepada dirinya dari organisasi dimana ia bekerja.

Lingkungan fisik yang mempengaruhi kondisi kantor diantaranya adalah kondisi pencahayaan, udara, suara, warna, dan kontrol gerak yang berupa fisik atau pengakplikasiannya langsung dapat dirasakan di kantor. Hal tersebut jika tidak diterapkan secara baik akan mempengaruhi produktivitas kantor, dan menghambat kinerja suatu organisasi. Banyak perusahaan belum menyadari faktor utama yang menjadi kenyamanan karyawannya dalam bekerja. Bukan hanya estetika dari segi penglihatan yang ditonjolkan, namun estetika dari segi kesehatan dan jangka panjang untuk kesehatan para karyawan perlu di perhatikan melalui lingkungan fisik kantor yang menjadi faktor penentu kinerja suatu oraganisasi. Di dalam makalah ini dibahas mengenai faktor-faktor yang menjadi segmen utama dalam membentuk lingkungan fisik kantor yang baik. Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kepustakaan yang diharapkan dapat menghasilkan bacaan yang memberikan konsep manajemen dan tata ruang yang baik untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Lingkungan Fisik Kantor?

2.      Bagaimana sistem pencahayaan di kantor?

3.      Bagaimana pemilihan warna di kantor?

4.      Apa itu Layout Kantor?

5.      Bagaimana temperatur yang baik di kantor?

1.3 Tujuan

1.      Mengetahui pengertian Lingkungan Fisik Kantor.

2.      Mengetahui sistem pencahayaan di kantor yang baik.

3.      Mengetahui pemilihan warna yang tepat di kantor.

4.      Mengetahui pengertian Layout Kantor.

5.      Mengetahui temperatur yang baik di kantor.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Lingkungan Fisik Kantor

            Lingkungan kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun psikologis pegawai ketika melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Administrasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawainya bekerja secara efisien dan efektif, serta meminimalkan kemungkinan pegawai mendapatkan cedera ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, dengan mempelajari Ergonimics, yang didefinisikan oleh Odgers (2005) sebagai ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor. Lingkungan yang tidak sehat dan nyaman akan menurunkan tingkat produktivitas maupun moral pegawai.

Lingkungan kerja yang baik akan sangat mempengaruhi tingkat produktivitas karyawan hal ini dapat dilihat dari peningkatan penggunaan teknologi dan cara produksi yang lebih modern, sarana, prasarana dan peralatan produksi yang digunakan, tingkat keselamatan dan kesehatan para pekerja serta suasana lingkungan kerja itu sendiri.

Lingkungan perusahaan adalah berbagai hal atau berbagai pihak yang terkait atau berhubungan langsung dengan kegiatan sehari hari dari suatu organisasi, dan mempengaruhinya secara langsung terhadap setiap program, kebijakan, hingga denyut nadinya perusahaan.Lingkungan perusahaan banyak sekali sehingga sulit disebutkan satu persatu, adapun salah satu yang termasuk dalam lingkungan perusahaan adalah perundang-undangan beserta peraturan lainnya, sistem birokrasi, dan sistem nilai masyarakat. Faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi kantor salah satunya adalah lingkungan fisik.

Menurut Handoko (1995:84), lingkungan fisik kerja adalah semua keadaan yang terdapat disekitar tempat kerja yang meliputi temperatur, kelembapan udara, sirkulasi udara, pencahayaan, kebisingan, getaran-getaran mekanis, warna dan lain-lain yang dalam hal ini bepengaruh terhadap hasil kerja manusia tersebut.

Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya pencahayaan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Nawawi, 2001).

Syarat-syarat untuk dapat bekerja dengan perasaan tentram, aman dan nyaman mengandung dua faktor utama yaitu faktor fisik dan non fisik. Menurut Slamet Saksono berpendapat bahwa: “Segala sesuatu yang yang menyangkut faktor fisik yang menjadi kewajiban serta tanggung jawab perusahaan adalah tata ruangan kerja. Tata ruangan kerja yang baik adalah yang dapat mencegah timbulnya gangguan keamanan dan keselamatan bagi karyawan.Barang-barang yang diperlukan dalam ruang kerja harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga dapat dihindarkan gangguan yang ditimbulkan terhadap karyawan” (Saksono, 1998:105).

Dari segi kemampuannya seorang karyawan dapat dipengaruhi oleh faktor yang berasal dari diri sendiri (internal) dan faktor yang berasal dari luar (eksternal) dalam menjalankan suatu pekerjaannya di kantor. Faktor yang mempengaruhi kinerja seorang karyawan secara eksternal adalah kondisi lingkungan fisik kantor. Faktor-faktor lingkungan fisik kantor banyak pengaruhnya terhadap produktivitas kerja karyawan di suatu organisasi. Suasana lingkungan fisik kantor yang nyaman dan menyenangkan merupakan keinginan setiap karyawan.

Unsur-unsur lingkungan kerja fisik menurut Anoraga dan Widiyanti (2001) kondisi lingkungan kerja fisik meliputi aspek-aspek sebagai berikut :

·         Pertukaran udara, yaitu agar setiap ruang diberi ventilasi yang cukup supaya karyawan merasa nyaman saat bekerja.

• Pencahayaan yang cukup, untuk pekerjaan yang memerlukan ketelitian maka diperlukan pencahayaan yang cukup dan tidak menyilaukan.

·         Kebisingan, lingkungan kerja yang ramai dapat mengganggu konsentrasi dalam melaksanakan pekerjaan.

Tiffin dan Mc Cormick (Trianasari, 2005) mengemukakan beberapa aspek lingkungan kerja fisik yaitu :

·         Peralatan kerja, perlengkapan yang tersedia merupakan komponen yang menunjang aktivitas kerja.

• Sirkulasi udara, sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan sangat diperlukan terutama jika didalam ruangan yang penuh dengan pegawai.
• Pencahayaan atau pencahayaan, fasilitas pencahayaan
• Kebisingan atau suara gaduh, bising yang ada dalam lingkungan kerja akan mengganggu konsentrasi.

·         Tata ruang kerja, penataan, pewarnaan dan kebersihan setiap ruangan akan berpengaruh terhadap karyawan pada saat melakukan pekerjaan.

2.2 Sistem Pencahayaan yang Baik di Kantor

Pencahayaan merupakan hal utama di ruangan kantor. Karena hal ini mempengaruhi produktivitas seorang karyawan dalam penglihatannya ketika bekerja. Penglihatan akan terganggu ketika pencahayaan itu sendiri kurang baik.

Dalam bangunan kantor, pencahayaan sangat memberikan pengaruh terhadap konsumsi energi bangunan. Berdasarkan penelitian di Amerika, konsumsi energi untuk pencahayaan elektrik pada bangunan komersial di tahun 2002 dapat mencapai 35%. Di Kanada, kantor dan bangunan institusional, konsumsi energinya dapat mencapai 30%. Hal ini dikarenakan cahaya merupakan aset paling penting dalam produktivitas kantor.

Pencahayaan di lingkungan fisik kerja akan baik apabila karyawan merasa nyaman dengan penglihatannya akibat dari pencahayaan yang seimbang. Sehingga mata tidak mudah lelah akibat pencahayaan yang kurang atau berlebihan

Ciri-ciri penerangan yang baik menurut Sofyan Assauri (1993:31) adalah sebagai berikut:

1.      Sinar cahaya yang cukup.

2. Sinarnya yang tidak berkilau dan menyilaukan.
3. Tidak terdapat kontras yang tajam.
4. Cahaya yang terang
5. Distribusi cahaya yang merata

6.      Warna yang sesuai.

McShane (1997) dalam Badru Munir  (2007)  mendeskripsikan bahwa 80% - 85% informasi yang diterima pegawai di kantor  menggunakan indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau memeriksa tagihan pembayaran. Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan mempengaruhi produktivitas mereka. Apabila tingkat cahaya di tempat kerja tidak sesuai maka akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada mata, sehingga berdampak terhadap penurunan motivasi pegawai dan kinerja pegawai menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri.

Badru Munir (2007) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang di gunakan di kantor, antara lain:

1.      Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya.

2. Task lighting, digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan pada kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan. Agar pencahayaan baik maka disarankan agar jenis ini dapat dikombinasikan dengn ambient lighting, sehingga pekerjaan yang tidak terlalau membutuhkan tinggat pencahayaan tinggi cukup menggunakannya; sedangkan pekerjaa yang membutuhkan tingkat ketelitian tinggi akan menggunakan task lighting.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong atau koridor sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan pencahayaan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, cahaya matahari yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. Untuk itu, perusahaan perlu menggunakan sistem pentimpanan cahaya materi (solar energy saving system) cahaya ijinis cahaya ini tetap dapat digunakan. Cahaya ini juga tidak mampu menjangkau ke area kerja, dan pada hari sangat terang, intensitas cahaya alami dapat mengakibatkan cahaya harus dikontrol. Pegawai, yang area kerjanya menggunakan cahaya alami, harus berada pada kondisi dimana cahaya datang dari bahu kirinya jika ia menggunakan tangan kanan dan dari bahu kanan jika menggunakan tangan kidal. Seharusnya karyawan tidak menghadap jendela pada posisi kerja normal. Apabila cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan dampak penggunaan temparatur udara terhadap ruangan kerja. Karena cahaya alami menghasilkan panas, pendingin udara harus digunakan-khususnya pada musim panas-untuk mengurangi efek panas tersebut.

Quible (2001) menyelakan ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor, yaitu:

• Cahaya alami, yang berasal dari sinar matahari
• Cahaya Incandescent, dengan menggunakan tabung filament, cahaya ini paling sering digunakan di rumah. Cahaya ini juga dapat digunakan secara efektif di perkantoran, meskipun fluorescent lebih efisien. Cahaya incandescent kadang kala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area. Cahaya ini paling tidak efektif jika dibandingkan dengan energi yang dikonsumsi, meskipun biaya pemasangannya lebih murah dibandingkan dengan cahaya fluorescent. Kelemahan yang lain adalah tidak tahan lama, warna yang dihasilkan tidak alami, dan menghasilkan banyak bayangan serta silau.
• Cahaya Fluorescent, menjadi jenis cahaya yang lain digunakan pada ruangan perkantoran dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami.

Terdapat tiga penilaian yang dapat digunakan dalam mengatur efektivitas pencahayaan kantor:

1. Visiblity, karyawan harus mempu melihat dengan nyaman serta jelas
2. Fokus, pencahayaan harus bisa memusatkan perhatiannya dalam pelaksanaan tugas yang dikerjakannya.
3. Image, dengan memodifikasi tingkat pencahayaan, yang meliputi pemilihan jenis lampu, jenis warna, serta intensitas cahaya akan memberikan kesan yang berbeda bagi karyawan.

Sistem Pencahayaan

Ada 5 jenis sistem penerangan yang dapat digunakan oleh organisasi, antara lain:

1.      Direct, dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja, sistem ini akan mengakibatkan munculnya silau dan bayangan karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.

2.      Semi direct,  dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini menghilangkan beberapa bayangan yang merupakan kelemahan sistem direct.

3.      Indirect, sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya yang disebarkan mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem ini 90-100% cahaya pertama diarahkan ke aatas dan kemudian menyebar dan memantul ke area kerja.

4.       Semi indirect, sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudian dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini menghasilkan jumlah cahaya yang lebih dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan dan silau masih

5.      General Diffuse. Sistem ini mengarahkan 40-60% cahaya ke arah area kerja, dan sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya yang lebih dengan tingkat watt dengan semi indirect, bayangan dan silau juga lebih banyak dari sistem semi indirect.

Perawatan Lampu/Pencahayaan

Semakin lama, lampu yang digunakan untuk memberikan cahaya mulai berkurang. Penurunan cahaya lampu mulai terjadi pada kira-kira 100 jam penggunaan dan pada beberapa situasi, kadang kala lebih efektif mengganti dengan lampu yang baru, meskipun belum mati. Saat ini semakin banyak perusahaan menjalankan program penggantian lampu secara berkala pada area yang ditentukan.

Program pembersihan atap dan bagian permanen lain pada perkantoran secara berkala juga menjadi aspek penting dalam perawatan cahaya. Saat bagian tersebut semakin kotor, permukaan memantulkan cahaya tidak lagi efektif yang tentunya akan mengurangi keefektifan sistem penerangan. Kotoran atau debu ditambah usia pemakaian lampu yang sudah tua akan mengurangi cahaya hingga 50%.

2.3 Pemilihan Warna

         Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagaian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negativ pada produktivitasnya, kelelahan, moral, tingkah laku, dan ketegangan (McShane, 1997). Warna pada perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi.

Setelah dianalisis dari berbagai sumber buku terdapat beberapa faktor yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pemilihan warna, diantaranya adalah:

1.      Kombinasi warna.

Kombinasi dari warna primer-kuning merah, biru-menghasilkan warna sekunder.  Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan dihasilkan warna oranye, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau. Dua belas warna pada gambar tersebut memberikan dasar koordinasi warna karena pilihan warna dipilih berdasarkan posisinya pada bagan warna. Beberapa pilihan koordinasi warna yang digunakan adalah:

-         Warna komplementer warna yang saling berlawanan pada bagan warna. Contohnya, merah-hijau, kuning- violet dan biru-oranye.

-    Warna split komplementer warna pada sisi dari warna komplementer contohnya, biru-violet dan biru-violet adalah warna split komplementer darai oranye.

-      Warna triad tiga warna yang berjarak satu sama lain pada bagian warna. Warna triad adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biru-hijau, dan merah-violet.

2.   Nilai Pemantulan Warna

Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau dan volet – menghasilkan mood yang tenang melelahkan. Warna hangat-merah, oranye, dan kuning – sebaiknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet yang pucat sering kali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.

3.   Efek Cahaya pada Warna.

Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya.

Nilai dan Dampak Warna

Warna sangat mempengaruhi perasaan seseorang yang dalam hal ini merupakan karyawan. Seperti halnya bunga, warna memiliki arti masing-masing.

Komposisi warna yang ideal :

1. Warna primer (merah, biru, kuning). Jika dijajarkan tanpa antara akan tampak keras dan tidak harmonis serta tidak bisa dijajarkan dengan yang lain sehingga tidak sedap dipandang.
2. Warna sekunder (oranye, hijau, violet).                                                                              Jika dijajarkan akan menimbulkan kesan yang harmonis, sedap dipandang mata :

1. Warna-warna primer jika dijajarkan dengan warna sekunder yang berada dihadapannya akan menimbulkan warna-warna komplementer yang sifatnya kontras dan baik sekali dipandang mata.
2. Warna-warna primer jika dijajarkan dengan warna sekunder yang terdapat disampingnya akan merusak salah satu dari warna tersebut dan akan terkesan suram.

Cara atau metode penentuan warna disesuaikan jenis pekerjaan di kantor:

1. Warna cerah: memantulkan cahaya, memperbesar ruang, membuatnya terasa lebih dingin dan dinding-dinding menjauh. Ini mungkin dianggap feminim, tetapi pada waktu yang sama bernuansa bisnis.
2. Warna gelap: menyerap cahaya, membuat ruang-ruang nampak lebih kecil dan lebih intim. Ini membuat dinding terasa lebih dekat, serta dianggap maskulin dan sederhana.
3. Warna hangat: merah dan kuning dalam seluruh coraknya membawa kehangatan visual pada sebuah ruang. Meskipun demikian, walaupun corak-corak warna yang lebih hangat dapat melengkapi makanan dan kulit, dan mendorong persahabatan/pergaulan, terlalu banyak merah dapat merangsang secara berlebihan.
4. Warna sejuk: biru dan hijau dapat membuat pengguna percaya sebuah ruang adalah dingin. Meskipun demikian, hijau dan biru tidak jenuh muda mengendorkan dan menyegarkan, dan nampak baik dalam bahan-bahan alami seperti kayu dan kulit.
5. Warna primer: merah, kuning dan biru dalah cerah, sederhana, menarik perhatian pada warna-warna itu sendiri dan dapat efektif dimana digunakan dengan kelulasaan.
6. Warna alami: bahan-bahan berwarna alami cenderung bertahan secara baik.
7. Warna netral: warna netral hitam, putih, dan corak diantaranya kadang nampak steril, tetapi digabungkan dengan warna-warna lain ini menjadi efektif dan tidak mengenal batas waktu.

Menggunakan warna secara kreatif membutuhkan keberanian yang disiplin,tetapi ini merupakan sebuah cara yang murah dan efektif untuk meningkatkan ruang, memberikan gaya, mengangkat semangat para pekerja dan menunjukkan citra sebuah perusahaan. Sebagaimana dengan selera warna bersifat sangat pribadi, dan mungkin terkait dengan masa kanak- kanak atau latar belakang budaya. Hijau dianggap tidak beruntung oleh sebagian budaya tetapi sebaliknya oleh budaya-budaya lain. Kuning, hitam, dan putih masing- masing adalah warna belasungkawa di negara- negara berbeda.

Warna yang kita lihat adalah cahaya yang terpantulkan dari permukaan, sehingga 2 objek warna identik tetapi dengan tekstur tidak serupa nampak sangat berbeda. Jadi warna-warna nampak berubah dalam cahaya-cahaya berbeda (tungsten hangat atau fluoresen sejuk/dingin; sinar matahari pagi atau sore) dan dalam situasi-situasi berbeda.

Sebagian dari skema warna terbaik mempergunakan banyak warna berbeda. Meskipun demikian, ketika beragam bahan digunakan, sangatlah penting memeriksa lampu yang baik untuk memastikan pencocokan warna yang baik. Perubahan- perubahan warna karpet dapat digunakan untuk menunjukkan rute-rute kebakaran, dan bahan- bahan alam keras-kayu batu tulis dapat digunakan dimanabunyi langkah kaki tidak akan akan mengganggu akustik/suara.

Pewarnaan, sebagaimana telah di singgung sedikit diatas, bahwa warna yang dipakai untuk lingkungan kerja adalah warna yang lembut, yaitu warna yang tidak membuat pancaran sinar mencolok atau juga warna yang tidak menyerap sinar hingga merubah kualitas sinar yang ada, lebih dari itu warna tidak menyialaukan atau tidak membuat konsentrasi berkerja menjadi terganggu. Dengan kata warna yang dipilih adalah warna yang membuat ketenangan secara psikologis bagi para karyawan. Secara spesifik pemilihan warna juga disesuaikan dengan penggunaan ruang kerja atau juga warna dapat mempengaruhi suhu udara, baik karena sinar matahari langsung atau karena suhu udara akibat pergantian musim. Moekijat (2002:144) mengatakan, warna mempengaruhi sinar dalam kantor, warna muda akan mengharuskan menambah penerangan, dan warna gelap akan menguranmgi intensitas penerangan, sedangkan warna tua menyerap sinar penerangan. Sebagai contoh, pada ruang yang agak gelap akan menjadi lebih terang bila menggunakan warna muda untuk langit-langit, dinding, dan lantainya.

2.4 Tata Ruang Kantor

Menurut Sedarmayanti (2005:2), kantor adalah tempat diselenggarakan proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.Tempat melakukan kegiatan ini tentu saja sebuah bangunan yang memiliki berbagai peralatan untuk mendukung terselenggaranya pekerjaan dengan baik.

Agar pekerjaan dapat dilakukan dengan baik maka ruang kerja itu perlu di tata sedemikian rupa atau menggunakan tata ruang kantor yang baik. Tata ruang kantor merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran kerja karyawan, rasa kepuasan karyawan dan pelanggan (tamu). Semakin baik tata ruang kantor akan memberikan rasa aman dan nyaman dalam bekerja serta meningkatkan produktivitas kerja. Sehingga sebuah kantor baik itu instansi pemerintah maupun perusahaan swasta memerlukan penataaan ruang kantor yang baik. Penataan ruang kantor mulai dari penempatan meja, kursi, alat-alat perkantoran harus mempertimbangkan luas ruangan dan jumlah para pegawai yang ada di dalam ruangan tersebut.

Menurut The Liang Gie (2007:186), tata ruang kantor diartikannya menjadi dua pengertian yaitu: Pertama, menurut Littlefield & Peterson , tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Kedua, menurut George Terry, tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :  

a.         Asas mengenai jarak terpendek, dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. 

b.        Asas mengenai rangkaian kerja, dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U. 

c.         Asas mengenai penggunaan segenap ruang, suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai 

d.        Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja, dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar.

Disamping asas tata ruang kantor yang perlu diperhatikan, ada pula prinsip-prinsip yang perlu di pedomani untuk menata ruang kantor. Menurut MC Maryati (2008:148) prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.      Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus.

2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.
3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.
4. Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan.
5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.
6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian produksi dijauhkan dari yang lainnya.
7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.
8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga.

2.5 Temperatur

Lingkungan fisik kerja dapat dirasakan nyaman jika ditunjang oleh beberapa faktor, salah satu faktor yang memberikan andil adalah suhu udara. Suhu udara dalam ruangan kerja merupakan salah satu faktor yang harus diperhatikan oleh manajemen perusahaan agar karyawan dapat bekerja dengan menggunakan seluruh kemampuan sehinggan menciptajkan hasil yang optimal.

Selain suhu udara, sirkulasi udara di tempat kerja perlu diperhatikan juga.Bila sirkulasi udara baik maka udara kotor yang ada dalam ruangan bisa diganti dengan udara yang bersih yang berasal dari luar ruangan.

Berbicara tentang kondisi udara maka ada tiga hal yang menjadi fokus perhatian yaitu kelembaban, suhu udara dan sirkulasi udara.Ketiga hal tersebut sangat berpengaruh terhadap aktivitas para pekerja.Bagaimana seorang staf administrasi dapat bekerja secara optimal bila keadaan udaranya sangat gerah. Hal tersebut akhirnya dapat menurunkan semangat kerja karena dipengaruhi oleh turunnya konsentrasi dan tingkat stress karyawan. Mengenai kelembaban, suhu udara dan sirkulasi udara dijelaskan oleh Sritomo Wignosubroto (1989:45) sebagai berikut:

1.      Kelembaban

Kelembaban udara adalah banyaknya air yang terkandung di dalam udara. Kelembaban ini sangat berhubungan atau dipengaruhi oleh temperatur udara. Suatu keadaan di mana temperatur udara sangat panas dan kelembaban tinggi akan menimbulkan pengurangan panas dari tubuh secara besar-besaran.

2.      Suhu Udara

Tubuh manusia akan selalu berusaha untuk mempertahankan keadaan normal dengan suatu sistem tubuh yang sempurna sehingga dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di luar tubuh tersebut. Produktivitas manusia akan mencapi tingkat yang paling tinggi pada temperatur sekitar 24-27ºC.

3.      Sirkulasi Udara

Pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan  panas, harus disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur udara sekitar akan meningkat dan keberadaan off-gas, seperti yang dibahas sebelumnya, akan semakin menetap di tempat yang sama dan mengakibatkan gangguan pernafasan serta gangguan fisik lainnya pada pegawai. Tingkat pergantian uadara rata-rata yang cukup adalah 0,67 m    per menit per orang atau setara dengan 102   96   64 cm yang harus disirkulasikan setiap menitnya untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang lebih besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area kerja. Sebagian besar AC.

Seperti yang diungkapkan oleh Sritomo Wignjosoebroto pengaruh temperatur udara terhadap manusia bisa dilihat di bawah ini:

• Kurang lebih 49ºC: Temperatur yang dapat ditahan sekitar 1 jam, tetapi jauh di atas tingkat kemampuan fisik dan mental. Lebih kurang 30ºC aktiviatas mental dan daya tanggap cenderung membuat kesalahan dalam pekerjaan. Timbul kelelahan fisik dan sebagainya.
• Kurang dari 30ºC: Aktivitas mental dan daya tanggap mulai menurun dan cenderung untuk membuat kesalahan dalam pekerjaan dan menimbulkan kelelahan fisik.
• Kurang lebih 24ºC: Yaitu kondisi optimum (normal) bagi manusia.
• Kurang dari 24ºC: Kelakuan ekstrim mulai muncul.

Daftar Pustaka

https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/05/28/lingkungan-kantor/

Sukoco , B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

http://leni-haryanti.blogspot.co.id/2012/05/makalah-lingkungan-perkantoran.html

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer (pp. 142-168). Kabupaten Bandung  Barat: Akbar Limas Perkasa.

Gie, T. L. (2007). Administrasi Perkantoran Modern – (Edisi Keempat (Dengan Tambahan). Yogyakarta: Liberty.

Harsono. (2005). Administrasi Perkantoran 1. Sumedang: Alqaprint Jatinangor.

Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Quible, Z. K. (2001). Administrative Office Management an Introduction – (Seventh Edition). New Jersey: Prentice Hall.

Sayuti, A. J. (2011). Penataan Ruang Kantor Untuk MemperlancarAktifitas Kerja Karyawan. Ilmiah Vol IV No.1, 21-28.

Ulfah , F., & Raharjo, S. T. (2013). Analisis Pengaruh Implementasi Manajemen Kualitas Terhadap Kinerja Organisasi Pada Usaha Kecil Menengah di Kota Salatiga. Jurnal Studi Manajemen dan Organisasi, 22-37.